当来电话的人说明要找谁之后，通常有三种情况：一是刚好是本人接电话；二是本人在，但不是他接电话，有的需要转接；三是他不在办公室。
第一种情形，这么回答：“我就是，请问您是哪位？”
第二种情形，接电话人应说：“他就在旁边，请稍等。”或者：“请稍等，我帮您转过去。请问您贵姓？”
第三种情形，接电话的人要这么说：“对不起，他刚好出去。您需要留话吗？”不要只说一声“不在”，就把电话直接挂掉，如果打电话者需要留话，就清晰地报出姓名、公司、回电号码和留言，表达的时候，一定要言语简洁，节约时间。
对于打电话的人而言，最好在别人方便的时候打给对方，而不仅只是你方便的时候。谈话开场可以这样说：“请问，×先生，我想和您商量一下合同的事情，您看现在说话方便吗？”
